校学生社团管理指导委员会2011-2012学年第二次办公例会会议记要
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校学生社团管理指导委员会2011-2012学年第二次办公例会会议记要

(2011-11-02)

会议名称:校学生社团管理指导委员会2011-2012学年第二次办公例会

会议时间:10月26日(周三)16:50

会议地点:东区校团委会议室

会议主持:姚苏明

会议记录:肖鑫、刘洋

应到人员:朱东杰、杨 正、杨晓果、王 童、何昊华、姚苏明、赵 媛、冀 翼、张少杰、胡 虹、贺承浩、童声群、辛卫峰、赵文博、邢 威、王子松、吴 楠、张 群、肖苏东、学生魔术协会(筹)负责人、微博协会筹备小组负责人

  

实到人员:杨晓果、王 童、姚苏明、冀 翼、张少杰、胡 虹、童声群、辛卫峰、赵文博、邢 威、王子松、吴 楠、张 群、肖苏东、学生魔术协会(筹)负责人、微博协会筹备小组负责人

列席人员:李晨晖、肖鑫、刘洋

  

会议记录:

1、姚苏明同学宣读《关于校学生社团管理指导委员会委员部长增补及分工的决定》;

  在场同学对新任干部委员表示热烈欢迎。

2、讨论校学生魔术协会申请成立事宜;

  魔术协会介绍成立初期的情况,并回答与会人员的问题。

  结果:经在座委员部长投票表决,同意其成立申请。

3、讨论校学生微博协会申请筹备事宜;

  微博协会筹备小组负责人介绍发起微博协会的目的,

    回答委员干部提出问题,

  王童老师、姚苏明同学给出建议:

  ①缩短会员大会召开周期②会长任期一年,每年选举。

  结果:经在做委员部长投票表决,同意其筹备申请。

4、讨论活动跟进事宜;

  完善并通过了《学生社团活动跟进办法》及《学生社团活动跟进事项》。

5、冀翼同学介绍学生社团活动统一宣传方案;

  目的:增进彼此了解

  流程:前期筹备(拍摄小组)

  跟进(跟进小组,活动新闻)

  反馈(时间、地点、形式)

  每周五预告,周二周三活动汇报

  宣传展示(微博、BBS、人人)

  建议:做好拍摄,给社团留作纪念

     做成流程图,更加清楚直观

     DV目前只给重点项目拍摄

6、讨论通过《校学生社团管理指导委员会各职位任务与职权明确》;

7、冀翼同学介绍西区学生社团办公室管理规定;

  介绍:评比时间、频率、方式

  评比公示及奖惩办法

  与会人员提出建议,进行完善

8、各部负责人进行工作总结并汇报下阶段工作计划;

  理论实践部:

    总结:完善网上信息采集,开例会,举办联谊

    计划:社团文化节跟进,开第二次例会

  学术科技部:

    总结:部门例会,配合文化节开幕,西区办公室的布置

    计划:活动跟进,每周部门内部交流

  文学艺术部:

    总结:部门例会,培训和组织建设

    计划:文艺沙龙,筹办文化节闭幕晚会,活动跟进

  体育运动部:

    总结:建立微博并进行统一培训,西区办公室抽屉分配,召开多项体育赛事

    计划:新闻稿培训,跟进活动,配合社团文化节活动,办公例会

  行政办公部:

    总结:筹备社团文化节开幕,西区办公室分配,部门内部联谊

    计划:完善跟进计划,活动宣传,文档整理,网站建设,DV拍摄,

       西区办公室考核,配合社团文化节闭幕式

  财务部:

    总结:规范报销过程,干部培训

    计划:培训干事,内部联谊,继续规范报销,全力配合闭幕式

9、王童老师讲话;

  提出建议:财务工作应该每人都懂一些,培训时邀请各委员部长

  主动,坚持工作,做实事,真正做到为社团服务

  建立一本办公室值班记录,在办公室工作规范化

  对计划工作不能忽视,调动积极性

10、集体学习《校学生社团管理指导委员会章程》;

  杨晓果老师建议该章程可根据实际情况进行修订

11、会议结束   

  

          校学生社团管理指导委员会

          2011年10月26日

  [附件]

  1.  《关于校学生社团管理指导委员会委员部长增补及分工的决定》

  2.  《中国科学技术大学学生社团活动跟进办法(修改稿)》

  3.  《中国科学技术大学学生社团活动跟进事项》

  4.  《第十二届学生社团文化节“一周活动预告”及“活动精彩回顾”操作流程》

  5.  《校学生社团管理指导委员会各职位任务与职权明确》

  6.  《中国科学技术大学学生社团办公室管理规定》

  7.  《中国科学技术大学学生社团办公环境评比办法》

  8.  《中国科学技术大学学生社团办公环境评比表》

  9.  集中学习材料:《校学生社团管理指导委员会章程》


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